Topkontor Zeiterfassung

Einfach und intuitiv bedienbar – so ist die Software TopKontor Zeiterfassung. Und damit lässt sich Zeit und somit bares Geld sparen. Gleichzeitig ist einer undurchsichtigen Zettelwirtschaft endlich ein Ende gesetzt. Die Software aus dem Haus blue:solution software GmbH bringt jede Menge Vorteile mit: Mit der Personalzeiterfassung werden die Kommen- und Gehen-Zeiten minuten- ja sogar sekundengenau erfasst. Die Projektzeiterfassung verhindert, dass Projekte in Zukunft aus dem Ruder laufen und Kalkulationen sowohl für den Unternehmer, als auch für den Kunden verlässlich bleiben. Die Zutrittskontrolle sorgt dafür, dass nur die Mitarbeiter mit Zutrittsbefugnis bestimmte Gebäudekomplexe betreten dürfen. Und mit der mobilen Zeiterfassung wird Personal- und Projektzeiterfassung transportabel und kann bequem von unterwegs aus erfolgen.

Komfort pur: In einem Rutsch erfasst und bucht die Gruppenbuchung eine Mitarbeitergruppe. Und einen übersichtlichen Monatsabschluss erhalten Unternehmen mit dem Urlaubs- und Zeitkonto. Flexibel bleiben: Unterschiedlich vereinbarte Lohnarten sowie Schicht- oder Zeitmodelle behält die Software für die Lohnbuchhaltung im Blick. Die Personaleinsatzplanung bringt einen digitalen Monatskalender mit, der ebenfalls einen Überblick verschafft. Am Ende können mit dem Reportgenerator Berichte und Auswertungen individuell erstellt werden. Und namhafte Schnittstellen bilden das Fenster zur (Software-)Welt, übermitteln Lohnarten an Lohnprogramme oder den Steuerberater.

Zeiterfassungsterminals

Mit der passenden Hardware – hochmoderne Zeiterfassungsterminals – entlastet die Software die Personalabteilung eines Unternehmens. Digitale Fehlzeiten werden mit dem Fehlzeitenplaner erfasst und grafisch aufgearbeitet. Auf Knopfdruck spürt das Fehlerprotokoll auf, wenn einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen einmal vergessen haben, ihre Kommen- und Gehen-Zeit zu erfassen.

Projektzeiterfassung

Damit Projekte nicht mehr aus dem Ruder laufen hat die blue:solution software GmbH die TopKontor Zeiterfassung entwickelt. Mit der Software können laufende Prozesse ganz einfach beobachtet und dann gegebenenfalls nachjustiert werden. Dafür braucht es lediglich die drei Komponenten „Mitarbeiter“, „Auftrag/Projekt“ und „Tätigkeit“ die das Projektmanagement möglich machen. In der jeweiligen selbsterklärenden Eingabemaske der Software können die Komponenten mit unternehmensspezifischen Informationen gefüllt werden. Endlich hat die Zettelwirtschaft für Projekte sowie Aufträge ein Ende – das Team kann Stift und Zettel getrost in der Schublade lassen. Bequem werden Anfang und Ende eines Projektes oder eines Auftrages erfasst und schon haben Unternehmen ihren Ablauf im Griff. Diese Informationen liefern wertvolle Informationen auch für zukünftige Aufträge. Mit den erfassten Daten aus der Vergangenheit können Unternehmen auch für die Zukunft sicher kalkulieren – unter Umständen spart das bares Geld. Möglich macht es die Nachkalkulation, in der die entstandenen Lohnkosten per Zeit und Stundensatz ermittelt werden. Die Schnittstelle Warenwirtschaft verknüpft die Software TopKontor Zeiterfassung völlig automatisch mit bekannten Warenwirtschaftssystemen und ermöglicht somit einen bequemen Austausch von Daten, die für die Projektzeiterfassung wichtig sind.

Zutrittskontrolle

In Unternehmen gibt es nicht selten Bereiche oder Gebäudekomplexe, die nicht von Unbefugte, ja manchmal nicht einmal von den eigenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen betreten werden dürfen. Die Software TopKontor Zeiterfassung ist an der Stelle ein zuverlässiger Partner mit der Zutrittskontrolle. Mit ihrer Hilfe wird genau festgelegt, wer welche Zutrittsbefugnisse wo hat. An den Zugängen werden entsprechende Lesegeräte positioniert. Mit einem Chip ausgestattet, der nicht größer als ein Zwei-Euro-Geldstück ist und bequem an jedem Schlüsselanhänger Platz findet, bekommen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nach entsprechender Prüfung nun Zutritt. Der Chip wird außerdem zur normalen Personalzeiterfassung und auch zur Projektzeiterfassung genutzt. Zusätzlich können über Auswertungen festgestellt werden, welcher Mitarbeiter oder welche Mitarbeiterin wann zu welchem Bereich im Unternehmen Zutritt hatte. Haben Unternehmen Zutrittskontrollen installiert, können auch nur die Personen Gebäudekomplexe betreten, die den Chip mit entsprechenden Zugangsberechtigungen hat – Unbefugte müssen draußen bleiben.

Mobile Zeiterfassung

Noch moderner wird das Thema Zeiterfassung durch die mobile Zeiterfassung und der Verknüpfung zur TopApp „TopZeiterfassung“. Bequem von unterwegs können Arbeits- und Projektzeiten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen mit dem Smartphone oder dem TabletPC verwaltet und direkt an die lokal installierte Software TopKontor Zeiterfassung übermittelt werden – die Lohnbuchhaltung wird nicht verzögert, denn verspätete Lieferungen von Stundenzetteln gehören der Vergangenheit an. Eine einfache Bedienbarkeit machen die TopApp zu einem praktischen Hilfsmittel. Wahlweise können GPS-Informationen über die Ortung erfasst werden. In einer Übersicht können die Mitarbeiter dann erkennen, welcher Kollege oder welche Kollegin sich gerade in der Nähe befindet, um mit ihm oder ihr beispielsweise wichtige Materialien auszutauschen. Gleichzeitig informiert die App „TopZeiterfassung“ bereits in der Nachkalkulation automatisch ohne Mehraufwand über den aktuellen Projektstatus. Die App steht kostenlos zum Download in den Stores (AppStore, PlayStore) zur Verfügung.

Fehlzeitenplanung

Mit dem Fehlzeitenplaner in der Software TopKontor Zeiterfassung werden Urlaubsplanungen im Mitarbeiterstab zum Kinderspiel. Fallen Kollegen und Kolleginnen aufgrund von Krankheit aus, findet auch das im Fehlzeitenplaner Platz. Direkt im digitalen Kalender können Urlaubs- und Krankheitstage der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingetragen werden – die Personalabteilung behält den Überblick. Überschneidungen werden sofort sichtbar und Fehlplanungen sofort verhindert. Zusätzlich kann die Ansicht auch nach Abteilungen aufgebaut werden. So haben Unternehmen jederzeit die Kontrolle darüber, wie stark die Abteilung zu welchem Zeitpunkt besetzt ist und können entscheiden, ob weiterer Urlaub genehmigt werden kann. Auf Wunsch kann die Übersicht auch ausgedruckt werden.

Planung ist die halbe Miete: Im Unternehmen gibt es individuelle Fehlzeiten? Kein Problem, die Software TopKontor Zeiterfassung der blue:solution software GmbH ermöglicht es, bis zu fünf Fehlzeiten individuell anzulegen.

Nachkalkulation

Die erfassten Daten in der Projektzeiterfassung können in der Software TopKontor Zeiterfassung für die Nachkalkulation aufbereitet werden. Sie dient somit auch als Grundlage für zukünftige Projekte – Unternehmen können Anfragen besser einschätzen und kalkulieren somit verlässlich. Dazu ermittelt TopKontor Zeiterfassung automatisch die entstandenen Lohnkosten per Zeit und Stundensatz. Jederzeit ist der Anwender über den Fortschritt seines Projektes informiert und kann bei Bedarf schon frühzeitig mit entsprechenden Maßnahmen nachjustieren, beispielsweise wenn mehr Zeit für das Projekt aufgewendet werden muss. Gleichzeitig bietet sich die Möglichkeit Teilfortschritte eines Projektes abzurechnen. Zusätzlich stehen mehrere Berichtsformen in der Software zur Verfügung, mit denen Auswertungen durchgeführt werden können.

Topkontor Zeiterfassung Demoversion

Testen Sie TopKontor Zeiterfassung unverbindlich und kostenlos für 30 Tage auf Ihrem PC. Wir lassen Sie beim Testen nicht alleine, unterstützen Sie, wenn gewünscht, bei Installation und den ersten Fragen. Die Demoversion hat keinerlei Beschränkung um Umfang. Mit ihr können alle Funktionen getestet werden können, die Demoversion ist nur zeitlich beschränkt.

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